Gestão de custos: como fazer na sua frota

Como é comum ao início de todos os anos, a gestão de custos na vida como um todo é sempre um item na lista de metas. Entretanto, além da vida pessoal, todas as demais áreas necessitam ter esse fator observado. A propósito, em um momento de crise e de instabilidades econômicas, como o vivido atualmente, os negócios necessitam, prioritariamente, de uma estratégia que direcione e potencialize os recursos. Dessa forma, é possível perceber que, quando o assunto é frota, não há como fugir da regra.

Como Otimizar a Gestão de Custos

Um dos primeiros passos para se estabelecer uma boa gestão de custos em sua frota é o interesse em conhecer a fundo o próprio negócio. A partir do entendimento profundo da dinâmica da atividade é possível traçar um histórico de consumo, de custos e de produção. Assim, as informações reunidas facilitam o processo administrativo oferecendo condições seguras para o manejo das ferramentas.

Para isso, é necessário que haja uma intensa observação sobre a administração da frota. Através dessa atenção é que todos os procedimentos podem ser avaliados, inclusive, o seu impacto financeiro. Após a análise e retenção dos dados, uma boa gestão também se preocupa com a organização dos mesmos. O que implica dizer que, as informações levantadas também devem estar devidamente dispostas para o uso.

Além dos passos já descritos, a utilização de tecnologias específicas também é uma grande aliada na gestão de custos. Embora aqui tratemos especificamente da gestão de custos para frotas, este princípio se aplica à administração de todo e qualquer negócio. No caso das frotas, há no mercado softwares específicos que podem ajudar nos mais diversos processos da gestão. Na gestão de custos, inclusive.

Apesar de todo o processo merecer observação, algumas áreas são gargalos no quesito custos. Por essa razão, elencamos a seguir os principais geradores de custos e a melhor maneira de geri-los.

Combustível

O combustível utilizado nas frotas lidera o ranking dos custos de operação. Além de, por si só, já ser um gargalo, é também uma área que sofre alterações constantes em seu preço. Isso faz com que a lida com a questão seja um pouco mais complicada.

Entretanto, é possível lidar com essa demanda ao se estimular o consumo consciente, por exemplo. Isso inclui encaixar na rotina o estudo e otimização de rotas e a utilização de veículos e equipamentos de menor consumo.

Manutenção

Embora muitos gestores considerem a manutenção preventiva como gasto, na verdade, se trata de uma boa ferramenta de economia. Isso porque, além de evitar problemas maiores com o desgaste do veículo, promove segurança para o condutor. Logo, a promoção de segurança diminui os riscos de gastos maiores com remediações.

Entretanto, o hábito de manutenção preventivo deve ser acompanhado de ações de bom senso. É o caso, por exemplo, da substituição de veículos e equipamentos que geram prejuízos por equipamentos novos.

Taxas, impostos e seguros

Como parte das atitudes práticas da gestão de custos, está a responsabilidade no pagamento de taxas, impostos e seguros. Na gestão de frotas, assumir responsabilidades como IPVA, licenciamento e seguro (obrigatório e opcional) requer planejamento. Embora esse tipo de pagamento incida, normalmente, no início do ano, o ideal é que seja planejado ao longo do ano. Assim, não há um impacto imediato, ao invés disso, o valor é diluído ao longo do ano.

Por fim, ao organizar os custos, planejá-los e executá-los com responsabilidade, a gestão de custos mantém a saúde financeira de sua frota.

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