Quando se trata de gestão de frotas, cuidar para que os carros da empresa sejam protegidos é uma premissa. E, uma maneira de fazer isso é fazendo um bom termo de responsabilidade do veículo.
Essa é uma prática comum quando se disponibiliza aos colaboradores o uso dos veículos da empresa. A ideia é deixar clara a política de uso e as responsabilidades dos condutores, a fim de estabelecer uma relação ideal.
A fim de que tenha os efeitos que se espera, é preciso conhecer bem sobre o assunto. Tanto a importância do documento quanto a maneira correta de estabelecê-lo. Então, para saber tudo sobre o assunto, é só continuar com a gente até o fim desta leitura.
O que é termo de responsabilidade do veículo
Conforme já adiantamos, o termo de responsabilidade do veículo é uma espécie de compromisso de uso dos veículos da empresa. Trata-se de um documento que aponta quais sejam as responsabilidades do condutor do carro, enquanto este estiver sob sua responsabilidade.
Essa é uma ação comum em atividades como a gestão de frotas. Aliás, trata-se de uma ferramenta obrigatória nesse tipo de atividade, embora possua particularidades conforme cada empreendimento.
A principal função desse tipo de instrumento é estabelecer os direitos e deveres de um tutor de veículo. Esse é um comprovante com a descrição do que o motorista pode ou não fazer enquanto utiliza um carro corporativo.
Essa é uma ferramenta importante, especialmente quando há a ocorrência de eventos inesperados, como sinistros ou multas. Nesses casos, se saberá exatamente o que fazer a quem atribuir as responsabilidades.
Como fazer o termo
A fim de que surta o efeito desejado, obviamente, o termo deve ser redigido da maneira correta. Então, vale a pena conhecer quais são os itens obrigatórios nesse tipo de documento e que trazem a maior segurança possível para o acordo entre as partes.
Qualificação
O primeiro ponto importante a se considerar na redação do termo é a identificação dos envolvidos no assunto. Aqui, se faz completamente necessária a identificação da pessoa que conduzirá o carro. Esse ato indica para onde a responsabilidade sobre o veículo deve ser direcionada.
A partir disso, torna-se clara a importância de que o carro esteja sempre sob a guarda do condutor qualificado. Ou seja, inibe-se a possibilidade de empréstimo do veículo ou de outras ações importantes para a relação.
Responsabilidades de conservação
Além disso, é importante saber o que é que se espera do responsável acerca da responsabilidade sobre o carro. Assim, o termo de responsabilidade do veículo precisa considerar a conservação do veículo.
Então, o termo precisa ser claro ao orientar sobre práticas importantes que potencializem essa conservação. É o caso da indicação, por exemplo, sobre a limpeza do carro em questão, bem como a preservação de itens como bancos e volantes.
Permissões e proibições
Outros dois pontos importantes indispensáveis no termo de responsabilidade do veículo dizem respeito às permissões e proibições da relação estabelecida. Ou seja, deve ficar claro no termo tudo aquilo que se permite ou que se proíbe na utilização do veículo.
Esse é o espaço onde se indica, por exemplo, sobre a permissão ou utilização do veículo nos fins de semana. No campo de proibições é possível adicionar informações relevantes sobre questões como o uso pessoal e proibição de caronas para não colaboradores da empresa. Nesse sentido, é importante deixar tudo claro ao colaborador, a fim de que não haja uso indevido do veículo.
Indicação de manutenções
De maneira geral, essa é uma responsabilidade da própria empresa. Contudo, é importante manter no termo de responsabilidade do veículo as informações pertinentes sobre o assunto. Isso porque, embora seja uma obrigação da gestão da frota, há uma espécie de colaboração do condutor no sentido de estar estar ciente das datas, se programar para elas e conduzir o veículo para isso.
Responsabilidades do condutor e vigência do termo
Finalmente, o termo de responsabilidade do veículo também deve estipular quais sejam as responsabilidades do condutor em relação ao veículo. Isso inclui a observação de boas práticas de direção, responsabilidade do respeito à regras e consequências de atitudes que não condizem com a direção responsável.
E, claro, o período de utilização deve ter uma razão de ser. Isso significa que, é preciso que se pense em um prazo para essa utilização, considerando as necessidades da empresa e aplicação do uso do veículo nas tarefas que supram essas necessidades. Então, sejam elas pontuais ou contínuas, é importante que todos os envolvidos tenham ciência sobre a vigência do termo e, consequentemente, da utilização do veículo.
Com todas essas dicas em mãos, é hora de partir para a prática e manter as relações da frota seguras. Aliás, não só as relações, mas, também os veículos e todos os envolvidos na situação.
Clique e mantenha sua frota segura
Comments are closed