Como detectar fraudes na sua gestão de frotas

Embora uma boa gestão deva estar pautada em princípios como clareza e honestidade, não é incomum no mundo da logística se deparar com indícios de fraudes na gestão de frotas. Em algum momento, todos passam por situações onde as contas não batem, os dados não condizem e as previsões firmadas em dados não são efetivadas.

Quando isso acontece, o que se percebe é a ausência de uma cultura de idoneidade ou, em algumas situações, a falta de um controle próximo das operações que realmente funcione. Para as situações em que o problema seja o controle dos processos, é necessário intensificar as ações de acompanhamento. Já quando se trata de ações maldosas, o caminho é o enfrentamento e resolução da questão.

Seja qual for o motivo, as fraudes na gestão de frotas e existem e dão indícios. Por essa razão, estão listadas a seguir as principais atitudes capazes de identificar essas fraudes.

Acompanhe as Rotas

Um dos motivos da ocorrência de fraudes na gestão de frotas está no desvio das rotas. Isso acontece quando os caminhos pré estabelecidos são alterados sem prévia análise. Porém, o problema dessas ações é que elas podem esconder más intenções ou gastos desnecessários. Assim, antes de se despachar o produto é necessário que se faça a análise da rota traçada. Com isso é possível verificar se ela é realmente a opção mais econômica, rápida e segura.

A informação deve ser transmitida com clareza ao motorista, para que não haja desvios por sua própria conta. Assim, a fim de detectar possíveis fraudes, o ideal é ficar de olho no estabelecimento das rotas e também no seu cumprimento.

Observe as Cargas

Apesar de não ser uma atitude bonita, não é incomum a utilização do defasamento da carga para a concretização da fraudes na gestão de frotas. Ao se utilizar desse meio, o fraudador insere junto a carga oficial, outros fragmentos de cargas retirados do depósito sem autorização. Geralmente essas atitudes estão relacionadas ao desvio de mercadorias.

A fim de identificar excessos de cargas sem motivo justificável, o ideal é montar um processo efetivo de conferência de volumes. A partir de um controle rígido dessa questão, os indícios de fraudes dessa natureza serão prontamente identificados.

Controle os Abastecimentos

Assim como no mundo político, tão odiado pela maioria, as más intenções estão em todo lugar. Inclusive, na aplicação de fraudes na gestão de frotas elas podem estar escondidas no abastecimento da frota. É o caso, por exemplo, de abastecimentos registrados fora do horário de trabalho ou em outras situações incomuns. Embora não seja uma regra inflexível, a fim de detectar possíveis fraudes, essa é uma área bastante propícia.

Também devem ser considerados suspeitos abastecimentos cujo volume não estejam de acordo com a capacidade do tanque do veículo. Da mesma forma deve ser encarada a reposição de combustível cuja rota não justifique. Afinal, o furto de combustível é muito comum no mundo logístico. Isso pode acontecer por parte de pessoas mal intencionadas que se aproveitam do descanso ou distração dos motoristas. Por outro lado, há também inúmeros casos onde os próprios motoristas são participantes ativos da fraude.

Assim, para evitar fraudes dessa natureza ou mesmo identificá-las, o gestor deve fazer um rigoroso controle de abastecimento. Apesar de parecer complexo, isso pode ser feito através da instalação de sistemas tecnológicos no veículo. De outra forma é possível também fazer o controle por meios manuais de manutenção de cálculos de percurso e históricos de abastecimento.

Confira as Manutenções

No campo das manutenções, as fraudes na gestão de frotas também pode estar camufladas. Afinal, não é difícil informar em documentos serviços maiores do que aqueles realmente feitos. Além disso, um cronograma de manutenção mal organizado também dá espaço para sugestões desnecessárias ou fraudulentas quanto a manutenção.

Por isso, a fim de manter idôneo o processo de gestão, é importante controlar severamente os dados da manutenção da frota. Isso inclui manter um histórico detalhado das manutenções de cada veículo a fim de evitar problemas

O Que Fazer em Casos de Fraudes?

Ao identificar fraudes na gestão de fraudes o primeiro passo é reunir provas. Afinal, quaisquer acusações sem o mínimo de embasamento podem resultar em efeito contrário. E então, após reunir as provas os responsáveis pela instituição devem ser notificados.

A depender do tipo de política adotado pela empresa, o próximo passo será determinado. Pode ser um desligamento, uma abertura de processo administrativo ou, em alguns casos, apenas um alerta.

Em todos os casos é importante que algo seja feito como forma de repressão da fraude ou de impedimento da efetivação dela. Além do papel corretivo, a atitude positiva frente ao ocorrido se torna também um ato educativo. Isso acontece a medida que a reprovação ao ser observada por outros não seja estimulada à repetição.

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