Gestão de frotas: o guia completo

Aquela parte da empresa responsável pelo gerenciamento dos veículos é chamada gestão de frotas. Essa área é responsável pela parte de estratégia e de operações, garantindo que uma parte crucial da logística funcione corretamente. Sua importância se manifesta especialmente quando se percebe que o sistema se aplica tanto a grandes como a pequenas empresas.

A gestão de frotas, então, é um controle cuidadoso e detalhista de todas as demandas que envolvem o sistema de transportes. Desde o estado de cada veículo, a manutenção, o abastecimento, o desempenho e seu caminho durante os serviços, cada passo deve ser devidamente monitorado e sanado pelo sistema de gestão.

A Importância da Gestão de Frotas

O cumprimento de uma boa gestão de frotas traz muitos benefícios para o sistema logístico. É nesse processo que se consegue identificar problemas em potencial e resolvê-los antes que se tornem insolúveis. Alguns desses problemas podem acabar com a credibilidade e a sustentabilidade do sistema de transportes e, por essa razão, precisam de atenção assim que detectados.

Ao cuidar do cumprimento de prazos de entrega, por exemplo, o sistema de gestão evita que mercadorias sejam danificadas ou que tenham a data de validade vencida. Além disso, é na gestão de frotas que é possível identificar possíveis e futuros problemas mecânicos; o que pode causar acidentes e panes na estrada. Da mesma forma, a adoção de rotas inteligentes pela gestão de frotas evita assaltos e outros perigos da estrada, além de reduzir os gastos operacionais.

Como Fazer Uma Boa Gestão de Frotas

Os bons resultados da frota dependem, então, de um sistema de gerenciamento eficiente. Para que isso aconteça algumas atitudes práticas devem ser tomadas. Trata-se, na verdade, de um conjunto de ações e controles que permitam uma coleta eficiente de dados, e a utilização ideal deles.

Seguindo os passos considerados cruciais para a gestão torna-se claro onde estão os gargalos de recursos e de energia. A partir disso, então, cada passo pode ser pensado a fim de que cada se processo se torne mais funcional e efetivo.

Conheça a Sua Frota

O primeiro passo para uma boa gestão de frotas é o conhecimento de cada detalhe dela. Embora pareça exagero, a cumulação de dados, anotações detalhadas e todo o arsenal possível vai ser muito útil na hora das decisões. Então, o ideal é listar cada veículo participante da frota bem como suas condições. São dados como a descrição de cada um, suas necessidades, seu registro de quilometragem, seu gasto com combustíveis e tudo o mais que diga respeito a cada veículo.

Além disso, é preciso conhecer a parte humana do sistema de operações. Afinal, todo sistema mecânica conta com um mínimo de ação humana para que funcione corretamente. Assim, informações como salários, auxílios e comportamentos são muito válidas na reunião de dados.

Tenha Um Plano

Com todas as informações reunidas, é hora de dar mais um passo na eficiência da gestão de frotas. Nesse momento o ideal é desenhar o futuro com todos os detalhes possíveis. Trata-se de definir metas possíveis e estabelecer meios de alcance de cada uma delas. Trata-se de identificar bem os serviços prestados pela empresa e decidir quais as diretrizes ideais para quem sejam cumpridos com a maior eficiência possível.

Faça o Seu Plano Conhecido

O próximo passo é fazer com que a sua equipe conheça o plano de ação, afinal, é ela a principal responsável pela execução. Além disso, aquilo que é combinado nunca é caro de mais. Então, ao saber o que é esperado dela, a equipe pode trabalhar mais e mais sinergicamente pelo alcance dos resultados.

Comece a Agir

Estabelecidas as metas e meios é o momento de caminhar pela prática. Ao sair do campo da teoria para a ação todos conseguem ver os resultados daquilo que está sendo estabelecido. Nesse momento cada acerto e cada erro são contabilizados no sucesso ou no fracasso das ações e, por isso, devem ser minuciosamente estudados e estruturados.

Invista em Ferramentas Eficientes

O campo da ação passa pela escolha de ferramentas eficientes para a gestão de frotas. Isso fica claro quando se observa que as ferramentas certas podem trazer resultados muito mais eficientes.

A adoção de boas ferramentes, inclusive, compreende a adoção de sistemas tecnológicos que e digitais que acelerem e facilitem o processo de gestão. Por exemplo, dispositivos de rastreadores e softwares de armazenamento e análise de dados são elementos fundamentais no sistema. Eles não apenas auxiliam na junção do dados, mas é uma base para a leitura correta deles e aplicação nas decisões.

Tenha o Controle da Frota

Com um trabalho humano estruturado e a utilização de bom sistema de software os dados estão a um passo da gestão de frotas. Entretanto, eles devem, de fato, nortear as decisões a serem tomadas dali em diante.

Os dados coletados permitem que os gestores saibam de tudo o que acontece durante o tráfego. Fatos como abastecimento, excesso de velocidade, rota seguida ou desviada, período de descanso e comportamento do motorista durante a direção são o termômetro do sistema logístico.

Então, ao gestor cabe não apenas ter em mãos esses dados, mas controlá-los e direcioná-los para um melhor aproveitamento. Isso pode ser feito através de treinamentos, reciclagens, manutenções e estabelecimento de rotas melhores.

Os Desafios Enfrentados pela Gestão de Frotas

Como todo e qualquer sistema, o sistema de frotas também encontra desafios pelo caminho. São pontos de atenção criados pelos próprios veículos, pela rota traçada e até mesmo pelo comportamento da equipe.

A depender do tipo de política adotado pela empresa, o próximo passo será determinado. Pode ser um desligamento, uma abertura de processo administrativo ou, em alguns casos, apenas um alerta. Independente de onde tenham surgido, cada desafio deve ser superado com inteligência e mão firme por parte dos gestores, a fim de que a otimização e produtividade sejam retomados. Alguns desses desafios estão dispostos abaixo para que sejam precocemente identificados e resolvidos na sua gestão de frotas.

Segurança dos Condutores

Toda gestão de frotas computa a questão da segurança dos condutores quando adquire um seguro para os veículos da frota, obviamente. Entretanto, essa medida talvez tenha muito mais a ver com o veículo e que com a carga transportada do que com o motorista em si.

Entretanto, ações direcionadas aos condutores dos veículos também devem ser tomadas quando o assunto é segurança. Isso pode impedir que assaltos ou acidentes tenham efeitos desastrosos sobre a parte humana do serviço. Para efetivar esse cuidado são sugeridas ações como a manutenção veicular atualizada e o treinamento dos condutores para a direção mais segura. Além disso, o treinamento deve compreender, inclusive, informações técnicas que permitam ao motorista conduzir o veículo conforme as suas necessidades mecânicas. Assim, é possível reduzir acontecimentos como panes durante o trajeto.

Controle de Gastos Efetivo

Também um grande desafio a ser superado, uma gestão de frotas eficiente deve conhecer o gargalo de recursos e trabalhar no seu controle eficiente. Embora pareça algo impossível, uma gestão eficiente pode reduzir os gastos da empresa em até 25%.

Esse tipo de controle pode ser aplicado em diversas áreas do trabalho. Bons exemplos disso é análise do pagamento de tributos, o monitoramento da ocorrência de multas de trânsito e a previsão de manutenções que evitem gastos maiores com incidentes.

Garantia da Produtividade

Como grande parte do processo logístico acontece longe dos olhos do gestor, a gestão de frotas encontra a produtividade como um desafio a ser superado. Por essa razão, os olhos do gestor devem estar voltados para os dados disponíveis e a análise dos resultados.

Com as inovações tecnológicas do momento já é possível resolver questões como controle de jornada nas estradas. É também do sistema tecnológico aplicado que podem vir demais informações sobre o comportamento do motorista durante o trajeto. Essa análise, juntamente com a verificação dos resultados e cumprimento de requisitos como prazo de entrega, permitem que o sistema de gestão de frotas identifique quais são os obstáculos para a produtividade e a melhor forma de contorná-los.

Planejamento de Rotas

O planejamento de rotas é um desafio a ser cumprido em nome da segurança e também em noma da economia. Para a gestão de frotas é importante destacar que não se trata apenas de traçar percursos menores, mas, de estabelecer caminhos seguros para o motorista, para a carga e para a finalização do processo. Nem sempre a economia de recursos garante o sucesso do processo. Ao contrário, algumas escolhas podem custar a manutenção do cliente, a integridade da carga e do próprio condutor do veículo.

Acompanhamento dos Resultados

Por fim, embora seja tão importante como os demais, acompanhar os resultados é um enorme desafio a ser cumprido pela gestão de frotas. Quando o contrário acontece e o gestor perde o controle sobre esses resultados todo o processo é comprometido. Isso ocorre geralmente quando as informações não são devidamente centralizadas ou conhecidas. Essa ausência de informação pode ter um alto custo na conclusão do serviço logístico. É nesse momento que se torna clara a importância da precisão dos indicadores de desempenho, consumo e ocorrência de imprevistos.

Todos esses cuidados reunidos são essenciais para uma boa execução da gestão de frotas. Tanto planos quanto práticas e resultados devem estar devidamente sob o controle dos responsáveis pelo processo. Conhecer aquilo com o que está lidando, reunir as informações necessárias e cumprir os propósitos pensados são passos cruciais para o sucesso do empreendimento. Ao alcançar aqui que foi proposto, a gestão de frotas está realmente cumprindo a função para a qual foi estabelecida. Além disso, o sucesso do sistema de gestão é o primeiro passo para o sucesso de todos os demais processos.

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